آموزش اکسس بخش دوم

آموزش اکسس بخش دوم

می توان گفت پنجره پایگاه داده سکوی پرتاب شما به سوی Access است، تمامی فعالیتهای که در اکسس انجام می شود از این محل شروع می شود، آشنایی با این پنجره می توان گفت آشنایی با خود اکسس است. بعد از یادگیری این بخش ار اکسس شما براحتی خواهید توانست دیگر خصوصیات پایگاه داده را یاد بگیرید. من به شما توصیه می کنم یکی از پایگاههای داده نمونه را باز کنید تا هنگام درس اجزای اصلی پنجره Database را مشاهده کنید.  

معنی دقیق پایگاه داده ها به احتمال بسیار قوی شما با مفهوم پایگاه داده آشنا هستید ولی ما برای ادامه کار اشاره کوچکی به آن می کنیم. شاید اساسی ترین تعریف پایگاه داده این باشد: پایگاه داده: مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است. در واقع این تعریف شامل هر نوع فایل داده ای که با آن کار می کنید می شود. مثلا نامه، گزارش و کتاب مجموعه ای از داده ها به صورت کلمات مرتبط به هم است. یا فایلهای گرافیکی داده های مرتبطی است متشکل از نقاط رنگی بسیاری (پیکسل) که تصویر را تشکیل می دهند. با توجه به اینکه ممکن است تعریف بالا کمی پیچیده و عمومی تر باشد در زیر اشاره به تعریفی خاص در مورد پایگاه داده در اکسس می کنیم: پایگاه داده اکسس: مجموعه ای است از داده های مرتبط و ابزارهایی که با استفاده از آنها با داده ها کار می کند. بنابراین پایگاه داده در اکسس از فایلهای داده مرتبط به یکدیگری تشکیل شده است که به همراه ابزارهایی که شی نامیده می شوند به شما امکان دسترسی، گردآوری و گزارش گیری از داده ها را می دهد. هر پایگاه داده ارتباطی برخلاف انواع دیگر فایلها مجموعه هایی از داده ها را شامل می شود که به آنها جدول گفته می شود.

در خارج پایگاه داده، هر جدول، ممکن است بعنوان یک فایل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا یک پایگاه داده تجاری ممکن است شامل فایل مرتب شده ای از سفارشات خریداران، فایل موجودی، فایل فهرست نشانی خریداران، فایل اطلاعات کارمندان و فایل دستمزد باشد که تک تک این فایلها در اکسس به صورت جدول هستند. بدون ساخت پایگاه داده ها، هریک از این فایلها را باید جداگانه مدیریت کرد، اما پایگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادیر مشترک. این جدولها (فایلها) را به هم مرتبط کند، مثالی در این مورد کد مشترکی است که در جدول مشتریان و جدول سفارشات مشتریان وجود دارد. توجه: اکسس پایگاه داده ارتباطی نامیده می شود زیرا می تواند جداول داده ها را براساس مقادیر مشترک به یکدیگر مرتبط کند. جدول خریداران (فایل داده های خریداران)ممکن است شامل کد، نام و نشانی هر خریدار باشد. جدول سفارشها، ممکن است شامل اطلاعات سفارش هر خریدار در طی یکسال گذشته باشد. در اینجا باید توجه کرد که جدول سفارشها نباید نام و نشانی خریداران را داشته باشد فقط کد آنها کافی است. اگر تمامی اطلاعات خریدار در جدول سفارش نیز موجود باشد اینکار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تکراری بسیار خواهد شد و همچنین در موقعی که مثلا نشانی خریدار عوض می شود باید تمامی سفارشها را چک کرد و همه را عوض کرد ولی در موقعی که فقط کد در جدول سفارشها می باشد نیازی به تغییر در جدول سفارشها نیست و فقط باید جدول خریدار عوض شود.

ممکن است جدول متعدد دیگری نیز وجود داشته باشد. در هر پایگاه داده، تقریبا هر جدولی از طریق داده ها و اطلاعات مشترک به یک یا چند جدول دیگر مرتبط می شود در مثال زیر این داده مشترک در دو جدول کد خریدار است. هر پایگاه داده، علاوه بر جداول، شی های دیگری نیز دارد. هرچند که شاید جداول یک پایگاه داده مهمترین شی آن باشد (جداول، داده های پایگاه داده را نگهداری می کنند). اشیای دیگر در پنجره پایگاه داده ما را در مدیریت، پهنگام سازی و گزارش گیری از جداول همیاری می کنند. اکثر پایگاههای داده اکسس از بجز جدولها که در تمام پایگاهها موجود است از بیشتر عناصر پنجره Database نیز استفاده می کنند. توجه: هر از چند گاهی به پنجره پایگاه داده، ظرف پایگاه داده نیز گفته می شود زیرا تمامی اشیای پایگاه داده را شامل می شود. حال هر یک از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضیح می دهیم:(این اجزا در زیر ستون Objects قرار دارند و به اجزای اصلی مشهورند).

جدولها(Tables): مجموعه ای از داده ها را که به یک موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداری می کنند. مثلا اگر یک سیستم حسابداری خانگی ایجاد کنید باید جدولی برای درآمدها، جدولی برای مخارج، جدولی برای هزینه های مشخص و غیره ایجاد کنید.

بازجست ها(Queries): زیرمجموعه ای از داده ها را ایجاد می کند، که برای گزارشگیری و جستجو قابل استفاده می باشند. مثلا اگر شما بخواهید کلیه مخارجی را که در 10 روز آتی پرداخت شده اند را بدست آورید باید از بازجست استفاده کنید.

فرمها(Forms): صفحه ای گرافیکی برای ورود داده ها یا نمایش آنها را نشان می دهد که از فرمهای کاغذی تقلید شده است. فرم، روش ساده ای است برای مشاهده تمام یا بخشی از داده ها. مثلا شما می توانید یک فرم مانند صفحه چک درست کنید و هر وقت چکی پرداخت کردید در وارد کردن صورتحساب یک چک معمولی را در صفحه پر کنید.

گزارشها(Reports): فهرست شکل بندی شده ای از داده ها را چاپ می کند. یک گزارش ممکن از مواردی از یکی از جداول، فهرستی از اقلام انتخاب شده، تمامی اقلام یک جدول یا فهرستی از مقادیر گوناگون از جداول مختلف را چاپ کند. مثلا شما میتوانید در حسابداری خانه گزارشی از کلیه بدهی هایتان بگیرید.

صفحه ها(Pages): عملی مشابه گزارشگیری را انجام می دهد با این تفاوت که در این حالت گزارش به صورت یک صفحه اینترنتی به بیرون داده می شود و موارد استفاده آن در طراحی صفحات اینترنتی است.

 ماکروها(Macros): بسیاری از کارهای متداول اکسس را خودکار می کند. مانند مرتب کردن داده ها، ایجاد گزارشها و ایجاد سرجمع ها. مثلا سیستم پایگاه داده حسابداری خانه می تواند ماکرویی برای محاسبه گردش پولی در یک ماه داشته باشد.

مدولهای برنامه(Macros): قابلیت خودکار کردن اکسس و ایجاد سیستم های آماده برای کار را فراهم می کند، بطوری که برای افرادی که چیزی از اکسس نمیدانند قابل استفاده باشد. زمانی که برنامه ای برای اکسس می نویسید، در واقع آن را برای انجام کارهای پیچیده ای برنامه ریزی می کنیدکه از طریق منوها و ماکروها بخودی خود امکان انجام آن نیست. در واقع ماکروهای اکسس شکلی از مدولهای ترجمه شده هستند، بدین معنی که ماکروها شما را در راستای تمامی اطلاعات لازم برای تکمیل یک دستور Visual Basic for Applications هدایت می کنند. برخی افراد پس از سالها استفاده از اکسس هیچگاه به مدول نویسی نیازی نداشته اند. اگر سابقه برنامه نویسی نداشته باشید، نوشتن برنامه دشوار است. ولی به نظر من شما فقط در واقع خیلی پیچیده به مدولها نیاز خواهید داشت.

توجه به این نکته ضروری است که پایگاه داده ممکن است پیوسته در حال تغییر باشد. مثلا شما با توجه به نیازهایی که پیش می آید اقدام به ساخت جدولهای جدید و ایجاد گزارشهای دیگری کنید. شاید یکی از مشکلترین چیزهائی که در هنگام کار با اکسس باید راجع به آن تصمیم گیری کنید این است که چه وقت مجموعه ای از اطلاعات را در پایگاه داده جدید یا پایگاه داده موجود قرار دهیم. پایگاه داده می تواند هدفی گسترده داشته باشد، هر پایگاه داده معمولا یک برنامه کاربردی است.

در مثالهای زیر به کاربردهای پایگاه داده های خاص اشاره ای می شود:

اگر بخواهید حسابهای شما با یکدیگر بده-بستان یا تعامل داشته باشند، حساب دفتر کل به یک پایگاه داده مجزا احتیاج دارد. هنگامی که از حسابی پرداختی انجام می دهید، می خواهید تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعکس شود.

اگر بخواهیم یک سیستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشید، بطوری که بخش پرداخت دستمزد منحصرا برای پرداخت چک و نگهداری سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گیرد، سیستم دستمزد نیز یک پایگاه داده مجزا نیاز دارد.

نرم افزار بودجه بندی، برای بودجه بندی هریک از حسابهای خانه، از قبیل پرداختهای قبض، حساب اتومبیل و گزارش گیری از تمامی حسابها، به یک پایگاه داده مجزا نیازمند است.

یک سیستم کنترل موجودی به پایگاه داده ای نیازمند است تا بتواند ثبتهای موجودی مربوط به شرکت را پیگری، بهنگام و نگهداری کند. باید توجه داشت که فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص می باشد که بسیار مختصر است و فقط برای آشنایی ذکر شده اند. به طور کلی باید ذکر کرد هر یک از جداولی که به نوعی با هم در ارتباط هستند باید در یک پایگاه داده قرار داده شوند. استفاده از اجزا پنجره Database: هنگامی که یک پایگاه داده جدید ایجاد می کنید، اکسس یک پنجره Database خالی را نمایش می دهد که برای هر یک از هفت شی پایگاه داده در آن شاخصی وجود دارد.اگر قصد کار کردن با هر یک از این هفت شاخص را دارید باید بر روی آن کلیک کنید مثلا اگر قصد ایجاد ماکرو را دارید باید بر روی گزینه Macros در پنجره Database کلیک کنید.

بسته به انتخابی که شما از شاخصها می کنید در بالای پنجره Database کلیدهای دستور مختلفی نمایش داده می شود که در زیر به طور مختصر به معرفی آنها می پردازیم:

باز کردن(Open): برای باز کردن شی موجود مثلا باز کردن یک جدول یا یک فرم

طراحی(Design):برای ایجاد تغییر در شی که با انتخاب این دستور حالت نمایشی Design پدیدار می شود مثلا شما اگر بعد از ایجاد یک فرم قصد ایجاد تغییر در آن را داشتید باید بر روی Design کلیک کنید.

جدید(New):برای ایجاد شی جدید مثلا ایجاد جدولی جدید

بازنگری(Preview): این دستور فقط در قسمت گزارش وجود دارد و برای مشاهده گزارش قبل از چاپ می باشد.

اجرا(Run):یک دستور در شاخصهای ماکرو و مدول وجود دارد و برای اجرای یک ماکرو یا مدول(برنامه) به کار می رود.

حذف(Delete): در تمامی شاخصها موجود است و برای حذف شی به کار می رود. این راحترین قسمت است.

مرتب سازی: چهار گزینه بعدی که در همه شاخصها موجود است برای مرتب سازی اشیا به کار می رود و درست مانند مرتب سازی آیکونها در ویندوز عمل می کند.

هنگامی که شی جدیدی ایجاد می کنید باید آنرا نامگذاری کنید. می توانید نامهایی با حداکثر درازی 64 کاراکتر(حرف و عدد)، که در آن فاصله نیز می توان استفاده کرد اختیار کنید.با ایجاد و نامگذاری یک شی آن شی در پنجره Database نمایش داده خواهد شد. درس این جلسه تا بدینجا بود در درس بعدی در مورد هر یک از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهیم کرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزایی که یاد گرفتید آشنایی کامل پیدا کنید. تاکنون نگاهی کلی به اجزای اصلی با مفهوم پایگاه داده آشنا شدیم و تا حدودی به جزئیات پنجره Database پرداختیم و آشنایی لازم را با دکمه های این پنجره پیدا کردیم در این قسمت قصد داریم تا پنجره Database را بیشتر از قبل بررسی و تحلیل کنیم.